Kontoret er et spejl af virksomhedens identitet

Hvorfor bør en topledelse have en holdning til kontorindretning? Hvad er de daglige brugeres betydning for, at en indretning bliver en succes for organisationen?

Booking.com – indretning Danielsen Spaceplanning

Når vi laver indretningsprocesser for vores kunder, sker det typisk på to niveauer: Det ene niveau er det, man kan kalde almindelig arkitektrådgivning; vi tegner møbleringsplaner, laver beskrivelser og sikrer, at arbejdet udføres i henhold til det aftalte. Det andet niveau forholder sig til selve grundlaget for, hvad man vil opnå med projektet. Der vi kommer vi ofte ind og røre ved virksomhedens DNA og dermed opstår der direkte grænseflader til arbejdet med (forandrings)ledelse.

Når det derfor er relevant at inddrage topledelsen i spørgsmål om indretning, er det netop fordi vi oplever, at rum har potentialet til enten at understøtte eller begrænse brugerne i deres aktiviteter. Indretning bliver altså til langt mere end blot et spørgsmål om form og materialer, og mere om hvad eller hvem man vil være som organisation. Hvis man f.eks. ønsker at arbejde mere agilt og projektorienteret kan det være en voldsom begrænsning, hvis medarbejderne samtidig skal have deres egne personlige skriveborde, som forhindrer dem i at sidde tæt sammen i projektteams.

Derfor kan spørgsmål til ledelsen kan f.eks. være:

  • Skal vi ledere selv have kontorer i den nye indretning? Hvordan passer det ind i vores vision? Hvis ikke vi skal have private kontorer, hvordan sikrer vi så adgang til rum, hvor vi kan tale fortroligt?
  • Er det nødvendigt for alle medarbejdere at have en fast arbejdsplads, og hvad er argumentet for at reducere i antallet; plads til andre faciliteter som understøtter en agil arbejdsform eller reduktion af arealet?
  • Hvad skal der til for at gøre vores arbejdsplads så attraktiv, at medarbejderne har lyst til at møde ind frem for at udføre arbejdet andre steder, f.eks. hjemmefra? Hvilke faciliteter skal være til stede? Hvordan skaber vi en sammenhæng mellem virksomhedens purpose og de fysiske rammer?

Som det fremgår, er spørgsmålene mere end blot en ønskeseddel, som de kan krydse af i. Hvert emne rummer dilemmaer og behov for prioriteringer. For os er den type spørgsmål derfor nøglen til et succesfuldt design, som er skræddersyet til den organisation, vi arbejder for. Det samme gælder for medarbejderne, som efterfølgende bliver inddraget i en proces om at skabe ejerskab til faciliteterne og en arbejdskultur, som er tilpasset indretningen.

Det kan f.eks. være:

  • Hvordan vil vi gerne bruge vores åbne kontorer? Skal man kunne tale i telefon der? Eller have møder hen over bordene? Hvor kan vi koncentrere os? Er reglerne ens for alle afdelinger, eller differentierer vi ift. de enkelte afdelingers behov?
  • Hvordan skal pladserne fordeles, hvis vi har færre skriveborde end der er medarbejdere? Har nogle faste pladser og andre flydende, eller er det ens for alle?
  • Hvordan er vi med til at skabe en afdelingsidentitet og et tilhørsforhold i et agilt arbejdsmiljø? Hvor går vi hen, når vi møder ind på arbejde, så vi er sikre på blive set af dem vi skal arbejde sammen med? Hvad med ritualer; holder vi fredagsmorgenmad, hvor står vores pokaler fra firmasportsturneringer osv.?
Bloxhub co-working space – indretning Danielsen Spaceplanning

Det er ikke altid vi har muligheden for at komme så dybt ind og arbejde med en organisation, men de gange hvor det lykkes, er det dybt tilfredsstillende at opleve, hvordan medarbejdere skifter fra en indledende skepsis til at tage fuldt ejerskab til projektet, fordi de kan se sig selv ind i det.

Senest oplevede jeg det i en revisionsvirksomhed, hvor jeg var blevet bedt om at komme og præsentere den nye indretning. Men selvom det var mig, som skulle gennemgå planerne, endte det med at medarbejdergruppen, som havde været involveret i processen, overtog og endte med at stå besvare spørgsmål fra salen – noget jeg ellers plejer at skulle gøre. Det var ret fantastisk at opleve deres engagement og samtidig langt mere effektfuldt for den generelle accept end hvis jeg, som ekstern konsulent, skulle have gjort det samme. For mig viser det, at involverende samarbejder om indretning kan besidde en utrolig styrke for organisationen, også selvom det indimellem kan være svære emner, man har med at gøre. I ovennævnte eksempel var rammerne, som ledelsen havde sat, f.eks., at der i udgangspunktet ikke skulle være faste kontorpladser til alle. Lige så vigtigt er det naturligvis, at ledelsen involverer sig gennem processen og er med i drøftelserne, når der opstår dilemmaer mellem vision og virkelighed.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s