Storrumsmassage

I storrumskontorer sker alting oven i hinanden og på samme tid. Sådan behøver det ikke være.

Jeg har for nyligt haft en sag med en kunde, som overvejede at skifte til et nyt lejemål. En del af årsagen hertil var deres oplevelse af, at det nuværende kontor var for åbent og støjende, og at der ikke var tilstrækkeligt med møderum og fællesfaciliteter – altså med andre ord præcist de samme problematikker, som stort set alle, der sidder i storrumskontor, har.

Men hvordan ser sådan et dysfunktionelt kontor ud i en funktionsanalyse? Vi kiggede på brugen af arealerne og fandt følgende nøgletal:

  • Nettoareal 843 m2
  • Faste arbejdspladser: 77
  • Forhold mellem antal arbejdsstationer og øvrige pladser (stole i møde, lounge, koncentrationspladser): 1:0,6

Når man ser på, hvor stor en del det åbne kontorareal udgør af det samlede areal, kommer det ikke som nogen overraskelse, at medarbejderne synes, at de er pressede på faciliteterne. Hvor går man hen, når man har brug for at dele viden eller koncentrere sig eller drikke en kop kaffe og sludre?

De pressede forhold betød, at man havde udviklet en kultur, hvor al videndeling skete hen over skrivebordene. Som svar herpå havde medarbejderne fået udleveret støjreducerende hovedtelefoner, der imidlertid ikke begrænsede deres kollegaer i at henvende sig til dem, mens de sad og koncentrerede sig. Flere havde af samme årsag valgt at gøre brug af, at de havde mulighed for at arbejde hjemme.

For mig er ovenstående et billede på alt, hvad der er galt med storrumskontoret. Det er ikke den åbne plan som sådan, der er noget i vejen med. Snarere er det, at alting sker oven i hinanden. Det er alle de små, irriterende sammenstød mellem forskellige hensigter blandt medarbejderne, og tabet af kontrol i forhold til, hvor meget man ønsker at involvere sig.

Scenarie 1

Derfor begyndte vi at se på, hvordan man kunne skabe en mere ligelig fordeling af funktioner, så medarbejderne fik et større mulighedsrum for at finde den facilitet, der passede deres behov bedst. Vi udviklede et basisscenarie, som ændrede forholdet mellem funktionerne markant:

  • Nettoareal 843 m2
  • Faste arbejdspladser: 77
  • Forhold mellem antal arbejdsstationer og øvrige pladser: 1:1,2

Gennem en målrettet indsats skabte vi:

  • Næsten en fordobling af møderumsarealet
  • En medarbejderlounge
  • En koncentrationszone med 10-15 pladser
  • Fly-in-pladser til sælgere og kolleger fra andre kontorer
  • 4 telefonbokse i de åbne kontorarealer

Det kan virke som trylleri, at man kan skabe alle de faciliteter på den samme begrænsede plads før. Men snarere handler det om at se mulighederne, som man ellers er blind for i hverdagen. De greb vi benyttede os af, var i virkeligheden lige for hånden og inkluderede:

  • Flytning af arkivskabe fra mellem skriveborde ud til bordgavlen ved gangarealet. Der var ca. 80 cm at hente for hver bordgruppe på den måde.
  • Inddragelse af dobbelte gangarealer
  • Reduktion af bordbredde fra 160 til 140 cm
  • Etablering af bordgrupper med 6 skriveborde i stedet for 4, der hvor omgivelserne og funktionerne tillod det.

Scenarie 2

For at teste kunden tegnede vi yderligere et scenarie, hvor vi satte en ratio på, så der var ca. 8 skriveborde for hver 10 faste medarbejdere.

  • Nettoareal 843 m2
  • Faste arbejdspladser: 62
  • Forhold mellem antal arbejdsstationer og øvrige pladser: 1:1,9

Antallet af faste arbejdspladser gik ned, men til gengæld gik ratioen mellem arbejdsstationer og øvrige pladser helt til vejrs. Reelt er der altså ikke tale om, at der er færre stole at sidde på – snarere handler det om, hvilken funktion de skal understøtte. For denne kunde, som havde mange besøg af ansatte fra andre kontorer og samtidig mange faste sælgere, var dette derfor en oplagt løsning. Hos andre kunder, som er mere stationære, ville det første scenarie med de faste kontorpladser måske være mere oplagt.

Den gode nyhed er, at begge muligheder med lidt fantasi og fleksibilitet kan realiseres i et hvilket som helst storrumskontor.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s